Rozmowa wstępna
Ustalamy, które obszary firmy obejmie audyt, kto weźmie w nim udział i z jakich systemów korzystacie.
Start / Audyt procesów i pilot
Audyt procesów biznesowych i pilot automatyzacji w 14 dni
Audyt procesów biznesowych odpowiada na pytanie, co w Twojej firmie warto zautomatyzować najpierw, a czego nie ruszać. Pilot sprawdza to w praktyce: jeden proces, zbudowany na Twoich kontach i przekazany w 14 dni, z pomiarem przed i po.
Oba etapy można zamówić osobno. Jeśli wiesz, który proces chcesz usprawnić, zaczynamy od krótkiego audytu tego jednego procesu i od razu przechodzimy do pilota.
etap 1: audyt
Jak przebiega audyt procesów?
Audyt robimy zdalnie. Rozmawiamy z osobami, które wykonują procesy na co dzień, bo to one wiedzą, gdzie naprawdę ginie czas, a nie tylko z zarządem.
Wywiady i pokaz ekranu
Osoby wykonujące proces pokazują go na swoim ekranie, krok po kroku. Zapisujemy, gdzie dane są przepisywane, gdzie się czeka i gdzie powstają błędy.
Mapa i ranking
Każdy proces oceniamy w trzech wymiarach: ile pracy pochłania, jak trudno go zautomatyzować i jakie jest ryzyko błędu automatu.
Raport i omówienie
Dostajesz raport z mapą procesów, rankingiem i planem pilota. Omawiamy go razem, a decyzja o pilocie należy do Ciebie.
wynik audytu
Co jest w raporcie z audytu procesów?
- Mapa procesów: dla każdego procesu kroki, systemy, osoby, częstotliwość i miejsca, w których powstają błędy.
- Ranking: które procesy automatyzować najpierw, które później, a których wcale, z uzasadnieniem.
- Plan pilota: wybrany proces, zakres, potrzebne dostępy, bramki człowieka i sposób pomiaru przed i po.
- Lista odrzuconych procesów: z powodem, na przykład wysokie ryzyko według AI Act albo zbyt mała liczba powtórzeń.
Tak wygląda fragment rankingu. Liczby w tabeli są przykładem; w Twoim raporcie wpisujemy dane z pomiaru w Twojej firmie.
| Proces | Jak często | Czas ręczny | Ryzyko błędu automatu | Na pilot? |
|---|---|---|---|---|
| faktury z e-maila | codziennie | 3 godz. tygodniowo [przykład] | niskie: automat tylko porządkuje pliki | tak |
| zapytania ofertowe | kilka razy dziennie | 5 godz. tygodniowo [przykład] | średnie: komunikacja z klientem, więc z bramką | tak, z bramką |
| raport sprzedaży | co tydzień | 2 godz. tygodniowo [przykład] | niskie | później |
| wstępna selekcja CV | przy rekrutacji | nie mierzono | wysokie: załącznik III AI Act | nie |
etap 2: pilot
Harmonogram pilota: D1–D14
D1 to dzień, w którym mamy dostępy i podpisaną umowę powierzenia danych. Harmonogram jest planem pracy, nie obietnicą wyniku.
| Dzień | Co się dzieje | Twój udział | Wynik |
|---|---|---|---|
| D1 | Start: konta serwisowe z najmniejszymi potrzebnymi uprawnieniami, dziennik pilota, lista bramek. | dostępy, osoba kontaktowa | plan pilota zatwierdzony |
| D2 | Pomiar „przed”: liczba przypadków, czas ręczny, błędy z ostatnich tygodni. | Twoje dane i ocena zespołu | punkt odniesienia |
| D3–D5 | Budowa automatu na danych testowych: wyzwalacz, filtry, główne kroki. | brak | pierwsza działająca wersja |
| D6 | Przegląd: nagranie ekranu z działania na danych testowych. | uwagi do nagrania | lista poprawek |
| D7–D9 | Bramki człowieka, obsługa wyjątków, dziennik, limity kosztów, powiadomienia. | brak | wersja do trybu próbnego |
| D10–D12 | Tryb próbny na prawdziwych danych: automat przygotowuje, człowiek zatwierdza każdą akcję na zewnątrz. | zatwierdzanie, zgłaszanie błędów | poprawki z prawdziwych przypadków |
| D13 | Kontrola po wdrożeniu: sprawdzamy efekty na danych, nie na komunikatach „sukces”. | brak | protokół kontroli |
| D14 | Przekazanie: dokumentacja, krótkie szkolenie zespołu, pomiar „po”, decyzja o dalszych krokach. | spotkanie końcowe | automat i dokumentacja u Ciebie |
bezpieczniki
Jakie bezpieczniki ma każdy pilot?
Na Twoich kontach
Automat stoi w Twojej chmurze lub na Twoim serwerze. Sekrety trzymasz Ty; nie wpisujemy ich do dokumentów ani wiadomości.
Zgoda człowieka
Każda akcja na zewnątrz w pilocie wymaga zatwierdzenia: mail do klienta, zmiana w systemie, płatność.
Niepewne idzie do człowieka
Gdy automat nie jest pewien, nie zgaduje. Odkłada przypadek do sprawdzenia i wysyła jedno zbiorcze powiadomienie.
Zapis decyzji i zmian
Co automat zrobił, kto co zatwierdził, co zmieniono ręcznie. Dziennik zostaje u Ciebie po pilocie.
Model językowy pod kontrolą
Jeśli proces go wymaga, mówimy, jakie dane trafiają do dostawcy modelu, ustawiamy limit kosztów, a odbiorca odpowiedzi wie, że przygotował ją system AI.
Umowa powierzenia
Podpisujemy ją przed pierwszym dostępem do systemów z danymi osobowymi, a dostęp kończy się razem z pilotem, jeśli nie umówimy się inaczej.
poza zakresem
Czego pilot nie obejmuje?
- Więcej niż jednego procesu. Kolejne procesy to osobna decyzja po pilocie.
- Procesów z załącznika III AI Act: rekrutacji i oceny pracowników, oceny zdolności kredytowej, scoringu osób, dostępu do świadczeń, oceniania w edukacji.
- Zmian w systemach, które nie mają interfejsu do automatyzacji, i obchodzenia zabezpieczeń dostawców oprogramowania.
- Utrzymywania automatu na naszych serwerach.
- Stałego utrzymania po D14: monitoringu, poprawek i rozbudowy. To osobna umowa, jeśli jej potrzebujesz.
Co po pilocie?
Masz działający automat, dokumentację i pomiar przed i po. Możesz:
- utrzymywać automat samodzielnie, według dokumentacji;
- zlecić nam utrzymanie: monitoring, poprawki i raport;
- wybrać z rankingu kolejny proces;
- wyłączyć automat, jeśli pomiar pokazał, że się nie opłaca. Automat i tak jest Twój.
pytania
Pytania o audyt i pilot
Czy audyt ma sens, jeśli nie wiem, co automatyzować?
Tak, to najczęstszy punkt wyjścia. Audyt zaczyna się od rozmowy o tym, co zajmuje zespołowi czas i gdzie powstają błędy. Lista procesów i ich ranking są wynikiem audytu, nie warunkiem jego rozpoczęcia.
Co, jeśli w trakcie pilota okaże się, że proces nie nadaje się do automatyzacji?
Mówimy to wprost i nie przeciągamy pilota. Dostajesz opis, co nie zadziałało i dlaczego, oraz propozycję innego procesu z rankingu albo zmiany samego procesu, która ma sens także bez automatu.
Czy pracujecie na prawdziwych danych firmy?
Budujemy na danych testowych. Prawdziwe dane pojawiają się dopiero w trybie próbnym, po podpisaniu umowy powierzenia, na Twoich kontach i z kontrolą człowieka nad każdą akcją na zewnątrz.
Ile kosztuje audyt procesów i pilot?
Cenę podajemy na piśmie przed rozpoczęciem pracy, po rozmowie wstępnej, gdy wiemy, ile procesów obejmie audyt i do jakich systemów pilot potrzebuje dostępu. Audyt i pilot można zamówić osobno.