Start / Faktury z e-maila
proces · pakiet poczta księgowa
Automatyzacja faktur: z e-maila prosto do folderu księgowości
Automat sprawdza skrzynkę, rozpoznaje faktury, nadaje plikom jednolite nazwy i odkłada je do folderu miesiąca. Człowiek dostaje tylko listę wyjątków: skany, duplikaty i faktury od nieznanych nadawców.
Plan nagrania (scenariusz), czas orientacyjny 4:30. Czasy rozdziałów potwierdzimy po nagraniu.
- wejście
- skrzynka, na którą przychodzą faktury
- wyjście
- PDF w folderze miesiąca i wiersz w dzienniku
- człowiek
- decyduje tylko o wyjątkach
- model AI
- niepotrzebny w wersji podstawowej
- na zewnątrz
- automat niczego nie wysyła
problem
Na czym polega problem z fakturami w skrzynce?
Faktury przychodzą e-mailem od wielu nadawców, w różnych formatach i pod różnymi nazwami: faktura.pdf, invoice_118.pdf, skan0012.pdf. Ktoś musi co tydzień albo co miesiąc otworzyć każdą wiadomość, pobrać załącznik, zmienić nazwę pliku i przenieść go do folderu, z którego korzysta księgowość.
- Brakujące faktury wychodzą przy zamknięciu miesiąca, kiedy biuro rachunkowe pyta o dokumenty, a wiadomość leży w czyjejś skrzynce.
- Duplikaty: ta sama faktura przysłana dwa razy, raz w wiadomości, raz w przypomnieniu, trafia do folderu dwukrotnie.
- Nazwy plików nic nie mówią, więc szukanie konkretnej faktury oznacza otwieranie plików po kolei.
- Wiedza jest w głowie jednej osoby. Gdy jej nie ma, nikt nie wie, co już zostało przeniesione.
Nawet po wejściu KSeF część dokumentów nadal przychodzi pocztą: faktury od dostawców zagranicznych, rachunki, faktury pro forma, korekty i potwierdzenia przesyłane jako PDF.
kroki automatyzacji
Jak działa automatyzacja faktur krok po kroku?
Sześć kroków, każdy pokazany na schemacie ekranu z danymi testowymi. Te same kroki są rozdziałami nagrania.
-
Podłącz skrzynkę i ustaw wyzwalacz
Automat co kilka minut sprawdza skrzynkę, na którą przychodzą faktury, i pobiera tylko nowe wiadomości. Dostęp jest ograniczony do odczytu i oznaczania: po przetworzeniu wiadomość dostaje etykietę Przetworzone, więc nic nie zostanie obsłużone dwa razy.
Schemat ekranu (grafika) na danych testowych. -
Odfiltruj wiadomości, które nie są fakturami
Filtr sprawdza, czy wiadomość ma załącznik PDF lub XML i czy temat albo treść wskazuje na fakturę. Newslettery i oferty są pomijane. Faktura od nadawcy spoza listy dostawców nie jest odrzucana, tylko trafia do wyjątków.
Schemat ekranu (grafika) na danych testowych. -
Odczytaj numer, datę i NIP z PDF
Z warstwy tekstowej PDF automat odczytuje numer faktury, datę wystawienia i NIP sprzedawcy. Odczyt działa na regułach, bez modelu językowego. Skan bez warstwy tekstowej nie jest zgadywany, tylko oznaczany jako wyjątek.
Schemat ekranu (grafika) na danych testowych. -
Nadaj nazwę i zapisz plik w folderze miesiąca
Nazwa pliku powstaje według jednego wzoru: rok i miesiąc, NIP sprzedawcy, numer faktury. Plik trafia do folderu Księgowość, rok, miesiąc. Jeśli plik o tej nazwie już istnieje, automat go nie nadpisuje.
Schemat ekranu (grafika) na danych testowych. -
Zapisz fakturę w dzienniku i wykryj duplikaty
Każda faktura to wiersz w arkuszu: data, nadawca, numer, NIP, nazwa pliku i status. Faktura z tym samym numerem i NIP przysłana drugi raz dostaje status duplikat i nie jest zapisywana ponownie.
Schemat ekranu (grafika) na danych testowych. -
Przekaż wyjątki człowiekowi
Wyjątki trafiają do folderu Do sprawdzenia, a osoba odpowiedzialna dostaje jedno zbiorcze powiadomienie. Automat nie odpisuje dostawcom i niczego nie wysyła na zewnątrz; o każdym wyjątku decyduje człowiek.
Schemat ekranu (grafika) na danych testowych.
wynik
Co zmienia się po wdrożeniu?
- Każda faktura z e-maila jest w jednym folderze miesiąca, pod nazwą, po której da się ją znaleźć bez otwierania pliku.
- Dziennik pokazuje, co przyszło, kiedy i od kogo, więc brakującą fakturę widać przed zamknięciem miesiąca, a nie po nim.
- Duplikaty są oznaczone, zanim trafią do księgowości.
- Zamiast przeglądać całą skrzynkę, osoba odpowiedzialna przegląda krótką listę wyjątków.
- Biuro rachunkowe dostaje dostęp do folderu zamiast paczek wiadomości.
Ile czasu to dziś zajmuje u Ciebie? Wpisz własne liczby. Przykład: 60 faktur miesięcznie po dwie minuty to 2 godziny miesięcznie [przykład]. Wynik liczy się w przeglądarce i nigdzie nie jest wysyłany.
To punkt wyjścia do pomiaru „przed” w pilocie. Wynik po wdrożeniu mierzymy na Twoich danych, a nie obiecujemy z góry.
wymagania i granice
Co musi być, żeby to zadziałało?
- Skrzynka, na którą przychodzą faktury, z dostępem IMAP albo przez Gmail API lub Microsoft 365. Najlepiej osobny adres, na przykład faktury@, ale da się też filtrować skrzynkę ogólną.
- Folder docelowy: Dysk Google, OneDrive, SharePoint albo dysk sieciowy.
- Lista stałych dostawców (opcjonalnie): przyspiesza filtr i zmniejsza liczbę wyjątków.
- Osoba, która raz dziennie albo raz w tygodniu przegląda wyjątki.
Granice tej automatyzacji. Automat porządkuje dokumenty; nie księguje, nie płaci i nie sprawdza, czy faktura jest merytorycznie poprawna. Ma dostęp do odczytu skrzynki i zapisu w jednym folderze, a nie do całego dysku. Działa na Twoich kontach, a przed dostępem do prawdziwej skrzynki podpisujemy umowę powierzenia danych.
Chcesz to u siebie? Faktury z e-maila to dobry kandydat na pilot jednego procesu w 14 dni: mało ryzyka, łatwy pomiar przed i po.
nagranie
Rozdziały nagrania
Plan nagrania (scenariusz), czas orientacyjny 4:30. Czasy rozdziałów potwierdzimy po nagraniu. Nagranie pokazuje sam ekran z napisami, bez głosu i bez danych żadnej firmy.
- Problem: faktury rozproszone w skrzynce
- Krok 1. Skrzynka testowa i wyzwalacz
- Krok 2. Filtr: czy to faktura
- Krok 3. Odczyt numeru, daty i NIP z PDF
- Krok 4. Nazwa pliku i folder miesiąca
- Krok 5. Dziennik i wykrywanie duplikatów
- Krok 6. Wyjątki: co trafia do człowieka
- Wynik: folder księgowości po jednym przebiegu
Pełna transkrypcja napisów
W tej skrzynce testowej jest 12 nowych wiadomości. Część to faktury, część to newslettery i oferty.
Ręcznie trzeba otworzyć każdą wiadomość, pobrać PDF, zmienić nazwę pliku i przenieść go do folderu księgowości.
Pokazujemy automatyzację, która robi to sama, a człowiekowi zostawia tylko wyjątki. Wszystkie dane na nagraniu są testowe.
Krok 1. Wyzwalacz: automat co 5 minut sprawdza skrzynkę faktury@ i pobiera tylko nowe wiadomości.
Dostęp do skrzynki jest tylko do odczytu i oznaczania. Po przetworzeniu wiadomość dostaje etykietę „Przetworzone”.
Krok 2. Filtr sprawdza, czy wiadomość ma załącznik PDF lub XML i czy temat albo treść wskazuje na fakturę.
Newsletter z cennikiem w PDF odpada. Faktura od nadawcy spoza listy nie odpada, tylko trafia do wyjątków.
Wynik filtra na danych testowych: 7 faktur, 4 wiadomości pominięte, 1 wyjątek.
Krok 3. Z warstwy tekstowej PDF automat odczytuje numer faktury, datę wystawienia i NIP sprzedawcy.
Odczyt działa na regułach, bez modelu językowego, więc treść faktur nie trafia do żadnego dostawcy AI.
Gdyby PDF był skanem bez warstwy tekstowej, automat nie zgaduje. Oznacza plik jako wyjątek.
Krok 4. Nazwa pliku powstaje według jednego wzoru: rok i miesiąc, NIP sprzedawcy, numer faktury.
Plik trafia do folderu Księgowość, rok, miesiąc. Jeśli plik o tej nazwie już istnieje, automat go nie nadpisuje.
Krok 5. Każda faktura to jeden wiersz w dzienniku: data, nadawca, numer, NIP, nazwa pliku i status.
Ta sama faktura przysłana drugi raz ma ten sam numer i NIP. Dziennik oznacza ją jako duplikat, a plik nie jest zapisywany ponownie.
Krok 6. Wyjątki trafiają do folderu „Do sprawdzenia”, a osoba odpowiedzialna dostaje jedno zbiorcze powiadomienie.
Automat nie odpisuje dostawcom i niczego nie wysyła na zewnątrz. O każdym wyjątku decyduje człowiek.
Wynik przebiegu: 6 faktur w folderze miesiąca, 1 duplikat w dzienniku i 1 wyjątek do sprawdzenia.
To dobry kandydat na pilot: jeden proces, najpierw dane testowe, potem tryb próbny na prawdziwej skrzynce.
pytania
Pytania o automatyzację faktur
Czy ta automatyzacja ma sens, skoro jest KSeF?
Tak, bo część dokumentów nadal przychodzi e-mailem: faktury od dostawców zagranicznych, rachunki, faktury pro forma, potwierdzenia i korekty przesyłane jako PDF. Automat porządkuje to, co trafia do skrzynki. Faktury z KSeF to osobny kanał, który można podłączyć w kolejnym kroku.
Czy automat rozpozna każdą fakturę?
Nie i nie udaje, że rozpozna. Faktury z warstwą tekstową w typowych układach odczytuje regułami. Skany, nietypowe układy i nadawców spoza listy odkłada do sprawdzenia przez człowieka. Lista wyjątków jest krótka, bo przegląda się ją zamiast całej skrzynki.
Czy do tego potrzebny jest model AI?
Zwykle nie. Podstawowa wersja działa na regułach, więc treść faktur nie trafia do żadnego dostawcy AI. Model językowy albo OCR można dodać do odczytu skanów, ale tylko po decyzji w audycie i z opisem, jakie dane i dokąd są wysyłane.
Czy biuro rachunkowe musi coś zmienić?
Nie musi. Biuro dostaje dostęp do folderu z fakturami miesiąca i do dziennika zamiast paczek maili. Automat niczego nie księguje i nie wysyła dokumentów do biura bez decyzji człowieka.